Te putem ajuta?

Politica de confidențialitate

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care proiectul „Studenții de azi, Viitorul de mâine!” colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale participanților (studenți, mentori, parteneri) și ale vizitatorilor site-ului proiectului. Ne angajăm să respectăm confidențialitatea datelor și să aplicăm toate măsurile necesare pentru protecția acestora, în conformitate cu legislația aplicabilă, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor (GDPR).

Informarea participanților și consimțământul

Transparență în informare: La momentul înscrierii în proiect, fiecare participant va fi informat cu privire la scopurile în care datele sale personale vor fi prelucrate. Toate informațiile relevante despre tipurile de date colectate, modul de utilizare, durata stocării și drepturile de care beneficiază sunt puse la dispoziție în mod clar prin această politică și, unde este cazul, prin formulare dedicate.
Consimțământ explicit: Participarea în proiect implică acordul explicit al studentului pentru colectarea și prelucrarea datelor sale personale necesare derulării activităților. În practică, acest consimțământ se realizează prin semnarea unor documente (de exemplu, acord de participare, formular de consimțământ GDPR) la începutul proiectului. Studentului i se explică pentru ce anume își dă consimțământul și i se oferă ocazia să adreseze întrebări înainte de a semna.
Retragerea consimțământului: Participanții au dreptul de a-și retrage oricând consimțământul privind prelucrarea datelor, în special pentru acele prelucrări bazate pe consimțământ (de exemplu, utilizarea fotografiilor în scopuri promoționale). Este important de reținut însă că retragerea consimțământului pentru prelucrările esențiale desfășurării proiectului (cum ar fi prelucrarea datelor de contact sau a celor necesare raportării stagiului) poate însemna imposibilitatea continuării participării în proiect. Vom informa participantul despre consecințe, dacă este cazul, și vom acționa în funcție de solicitarea sa, ștergând sau anonimizând datele acolo unde retragerea consimțământului o impune.

Tipuri de date colectate și scopurile prelucrării

În cadrul proiectului colectăm doar datele personale necesare atingerii obiectivelor programului și îndeplinirii obligațiilor de raportare. Tipurile de date colectate despre participanți (și scopurile asociate) includ, fără a se limita la:

Date de identificare: Nume, prenume, data nașterii, cod numeric personal (CNP) sau alt identificator național, seria și numărul actului de identitate. Scop: Verificarea eligibilității în proiect (de ex., statutul de student), întocmirea documentelor oficiale (contract de stagiu, convenție de practică, certificate de participare) și raportarea statistică anonimă către finanțator.
Date de contact: Număr de telefon, adresă de e-mail, adresa de domiciliu sau de reședință. Scop: Comunicarea eficientă cu participantul înainte și pe durata proiectului - transmiterea de informații despre program, orar, evenimente, solicitarea de rapoarte sau feedback, anunțarea oricăror schimbări organizatorice.
Date academice și profesionale: Instituția de învățământ la care studentul este înscris, facultatea și programul de studii, anul de studiu, eventual situația școlară (dacă este relevantă selecției), CV-ul sau experiența anterioară (în măsura în care a fost oferită la înscriere). Scop: Procesul de selecție și plasare a studentului într-un stagiu potrivit (potrivirea profilului studentului cu cerințele companiei gazdă), precum și monitorizarea evoluției sale academice legate de proiect.
Date privind stagiul de practică: Informații despre organizația gazdă unde este repartizat studentul (denumire companie, departament, localitate), numele mentorului sau supervizorului, perioada de stagiu, numărul de ore efectuate, activitățile și sarcinile îndeplinite, evaluările sau feedback-ul primit. Scop: Monitorizarea și evaluarea progresului în stagiu, asigurarea calității experienței de învățare și îndeplinirea indicatorilor proiectului. Aceste informații sunt de asemenea necesare pentru raportarea către finanțator (de exemplu, număr de studenți care au finalizat stagiul, domeniile în care au făcut practica etc.).
Imagini foto și înregistrări video: Fotografiile și materialele video care pot surprinde participanții în timpul activităților de proiect (training-uri, ateliere, evenimente de networking, vizite la companii, ceremonii de închidere a proiectului etc.). Scop: Promovarea proiectului și evidențierea rezultatelor acestuia, prin materiale de informare publică (website-ul proiectului, rețele de socializare, rapoarte publice, comunicate de presă). Utilizarea imaginilor se va face întotdeauna cu respectarea dreptului la imagine al participanților și în baza consimțământului acestora.
Alte date opționale: Opțional, putem colecta și alte informații furnizate voluntar de participanți, cum ar fi opinii sau testimoniale despre proiect, răspunsuri la chestionare de satisfacție, sugestii de îmbunătățire. Scop: Îmbunătățirea continuă a programului, raportări calitative și bune practici ce pot fi diseminate (fără a divulga identitatea participanților în rapoartele publice fără consimțământ).

Toate datele sunt colectate fie direct de la participanți (prin formulare de înscriere, chestionare, interviuri etc.), fie generate pe parcursul proiectului (de exemplu, evaluările mentorilor). Nu colectăm și nu prelucrăm date sensibile (precum date privind originea etnică, opiniile politice, convingerile religioase, starea de sănătate sau orientarea sexuală) decât dacă acest lucru este strict necesar și permis de lege, și întotdeauna cu informare prealabilă și consimțământ explicit.

Accesul la date, stocarea și securitatea informațiilor

Tratăm cu maximă responsabilitate securitatea și confidențialitatea datelor personale. Iată măsurile și politicile pe care le aplicăm:

Acces restricționat: Accesul la datele personale ale participanților este permis doar membrilor autorizați ai echipei de proiect și partenerilor implicați direct în implementare (de exemplu, coordonatorii de stagii, responsabilii tehnici, personalul financiar care gestionează plățile burselor). Fiecare persoană cu acces la date este obligată să păstreze confidențialitatea acestora și să le utilizeze strict în scopurile pentru care au fost colectate. Terțe părți (cum ar fi auditorii sau reprezentanții autorităților de management/cofinanțare) pot avea acces la unele date în contextul verificărilor oficiale, însă doar în baza obligațiilor legale și contractuale de confidențialitate.
Transmiterea datelor către parteneri (companii gazdă): Pentru realizarea stagiilor de practică, anumite date relevante despre studenți vor fi comunicate companiilor sau organizațiilor gazdă (de exemplu, CV-ul, scrisoarea de intenție, informații de contact, eventuale preferințe profesionale). Aceste date vor fi transmise doar după ce studentul a fost selectat pentru un stagiu la respectiva entitate și numai în măsura necesară facilitării integrării sale. Partenerii de practică au obligația, la rândul lor, să respecte confidențialitatea datelor primite și să le folosească exclusiv în contextul derulării stagiului.
Stocarea datelor: Datele personale colectate vor fi stocate în sisteme securizate, atât electronic (baze de date protejate prin parole, fișiere criptate, platforme online cu acces securizat) cât și, dacă este cazul, în format fizic (documente păstrate în dosare securizate, în spații încuiate la care au acces doar persoane autorizate). Păstrarea datelor se va face doar pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate. În general, datele participanților vor fi păstrate pe durata de implementare a proiectului și ulterior pentru o perioadă de arhivare impusă de legislație sau de finanțator (de exemplu, 5 ani după finalizarea proiectului, pentru posibile audituri). După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse sau anonimizate în mod sigur.
Măsuri de securitate: Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, divulgării sau modificării neautorizate. Aceste măsuri includ, printre altele: controlul accesului la computere și fișiere (user/parolă, drepturi de acces diferențiate), back-up periodic al datelor, antivirus și firewall actualizate, încheierea de acorduri de confidențialitate cu personalul și partenerii, precum și instruirea echipei în privința protecției datelor.
Notificarea încălcărilor de securitate: În eventualitatea improbabilă a unei breșe de securitate care vizează datele personale (de exemplu, o accesare neautorizată masivă sau pierderea unor date sensibile), vom acționa conform obligațiilor legale: vom remedia problema cât mai curând, vom anunța autoritățile competente (ANSPDCP) în termenul legal de 72 de ore, iar dacă breșa este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile participanților, îi vom informa și pe aceștia fără întârzieri nejustificate.

Reguli privind utilizarea fotografiilor și materialelor video în scop promoțional

Pentru a ilustra succesul și impactul proiectului, organizatorii pot realiza fotografii și înregistrări video în timpul desfășurării activităților. Politica noastră în acest sens este următoarea:

Obținerea consimțământului pentru imagine: La începutul proiectului (sau cu ocazia fiecărui eveniment major), vom solicita consimțământul participanților pentru a fi fotografiați sau filmați în contextul activităților proiectului. Acest consimțământ acoperă utilizarea imaginilor în materiale de promovare (de exemplu, pe site-ul web al proiectului, în postări pe rețele sociale dedicate proiectului, în pliante, rapoarte publice sau comunicate de presă despre proiect).
Utilizare responsabilă: Orice fotografie sau video publicat va prezenta participanții într-o manieră pozitivă și demnă, evidențiind activitățile și realizările proiectului. Nu vor fi publicate imagini care ar putea aduce prejudicii de imagine sau care să lezeze demnitatea ori intimitatea vreunui participant. Dacă folosim numele unui student alături de fotografia sa (de exemplu, într-un testimonial), vom cere acordul explicit și pentru această asociere.
Dreptul de retragere a acordului privind imaginea: Chiar dacă inițial și-au dat consimțământul, participanții au dreptul de a retrage oricând acordul pentru utilizarea imaginii lor. În urma unei astfel de solicitări, vom înceta să mai folosim fotografiile/filmările respective în publicații viitoare, iar dacă este fezabil, vom elimina sau pixeliza imaginea persoanei din materialele deja publicate (în măsura în care controlăm distribuția acestora).
Fotografii de grup și evenimente publice: În contextul unor evenimente de grup (de exemplu, conferința de deschidere sau închidere a proiectului, vizite colective la companii), este posibil să fie realizate fotografii de ansamblu. În astfel de cazuri, ne vom asigura că participanții sunt informați din timp că evenimentul este documentat fotografic/video. Dacă cineva nu dorește să apară în imagini, îi vom respecta dorința (de exemplu, îi vom sugera să stea în afara cadrului sau să poarte un însemn discret care să indice fotografilor preferința sa).
Drepturile de autor: Toate materialele media realizate în cadrul proiectului vor fi folosite exclusiv în scopul promovării și raportării proiectului. Participanții nu vor putea pretinde compensații financiare pentru apariția în aceste materiale. De asemenea, proiectul nu va folosi imaginea unui participant în contexte comerciale sau ce depășesc sfera promovării proiectului fără a obține consimțământul expres al acestuia pentru acel scop specific.

Drepturile participanților privind datele personale (GDPR)

În conformitate cu prevederile GDPR și ale legislației naționale aplicabile, fiecare participant la proiect are o serie de drepturi legate de datele sale cu caracter personal.

Respectăm aceste drepturi și asigurăm posibilitatea exercitării lor oricând este necesar:

Dreptul de acces: Aveți dreptul de a obține confirmarea că datele dumneavoastră personale sunt prelucrate în cadrul proiectului, precum și acces la aceste date. La cerere, vom furniza o copie a datelor personale prelucrate și informații despre modul în care le gestionăm.
Dreptul la rectificare: Dacă observați că oricare dintre datele furnizate este inexact sau incomplet, aveți dreptul să ne solicitați corectarea sau completarea acestora. Vom actualiza prompt informațiile, asigurându-ne că lucrăm mereu cu date corecte și actuale.
Dreptul la ștergere: Numit și „dreptul de a fi uitat”, vă permite să solicitați ștergerea datelor personale care vă privesc, în măsura în care prelucrarea nu mai este necesară scopurilor declarate sau dacă prelucrarea a fost bazată pe consimțământ pe care îl retrageți și nu există alt temei legal pentru prelucrare. Vom da curs cererilor de ștergere în conformitate cu obligațiile legale și cu politicile finanțatorului (rețineți că unele date pot fi păstrate pe durata impusă de obligațiile de raportare ale proiectului, dar aceste date vor fi arhivate și protejate corespunzător).
Dreptul la opoziție: Aveți dreptul să vă opuneți, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor dumneavoastră personale, în cazurile permise de lege. De exemplu, vă puteți opune prelucrării datelor în scop de marketing sau promovare (dacă nu doriți să mai apară imaginea sau numele dumneavoastră în materialele proiectului). În astfel de situații, vom analiza obiecția și vom întrerupe prelucrarea respectivă, în măsura în care legea și obiectivele proiectului permit acest lucru.
Dreptul la restricționarea prelucrării: În anumite circumstanțe (de exemplu, dacă contestați exactitatea datelor sau legalitatea prelucrării), aveți dreptul să solicitați restricționarea temporară a procesării datelor personale. Asta înseamnă că vom păstra datele, dar nu le vom mai prelucra (altfel decât să le stocăm) până la rezolvarea situației.
Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul să primiți datele personale pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul ca aceste date să fie transmise altui operator, dacă acest lucru este fezabil tehnic și dacă prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate.
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate individuale: Proiectul nostru nu folosește procese decizionale automate (fără intervenție umană) care să producă efecte juridice asupra participanților sau să îi afecteze semnificativ. În cazul în care, totuși, s-ar folosi astfel de procese, aveți dreptul să nu fiți supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată.
Dreptul de a depune plângere: Dacă considerați că v-au fost încălcate drepturile privind protecția datelor, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) din România sau la autoritatea de supraveghere din țara în care vă aflați sau lucrați. De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa justiției.

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile de mai sus, ne puteți contacta oricând, folosind datele de contact de mai jos. Vom răspunde solicitării dumneavoastră în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai târziu de o lună de la primire, conform legii (cu posibilitatea de prelungire cu două luni, dacă cererea este complexă, caz în care veți fi informat).

Contact - Responsabilul cu Protecția Datelor

Dacă aveți întrebări, nelămuriri sau solicitări legate de datele dumneavoastră personale în contextul proiectului, ne puteți contacta pentru asistență. Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO) desemnat pentru acest proiect, sau în absența unui DPO formal, persoana responsabilă de confidențialitatea datelor în echipa de proiect, poate fi contactat la:

E-mail: contact@advancedideas.ro
Telefon: 0752242363
Adresă poștală: Str. Speranței nr. 21, Sector 2, București, România (cu mențiunea „în atenția Responsabilului cu Protecția Datelor”).

Vom trata cu seriozitate orice sesizare primită și vom depune toate eforturile pentru a vă răspunde prompt și pentru a rezolva orice problemă legată de datele dumneavoastră personale.

Acești termeni și condiții și politica de confidențialitate pot fi actualizate periodic, pe măsură ce proiectul evoluează sau legislația se modifică. Vă încurajăm să verificați periodic această pagină pentru a fi la curent cu eventualele schimbări. Orice modificare semnificativă va fi comunicată în mod proactiv participanților înscriși. Prin continuarea participării în proiect după actualizarea politicilor, se consideră că ați luat cunoștință de respectivele modificări.

Vă mulțumim pentru implicare și vă asigurăm că depunem toate eforturile pentru a vă oferi o experiență valoroasă, sigură și plină de succes în cadrul proiectului „Studenții de azi, Viitorul de mâine!”.